Hướng dẫn lập và xuất hóa đơn trên Hoadon.biz

1. Tổng quan chức năng lập hóa đơn

Để thực hiện lập mới hóa đơn điện tử, từ giao diện chương trình doanh nghiệp vào Menu chức năng Sử dụng hóa đơn sau đó chọn Danh sách hóa đơn

Hệ thống chuyển sang giao diện quản lý Danh sách hóa đơn, doanh nghiệp click chọn Thêm, menu thêm mới hiển thị các loại hóa đơn điện tử: Hóa đơn giá trị gia tăng; Hóa đơn bán hàng; Hóa đơn khu phi thuế quan; Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Tùy vào nhu cầu sử dụng doanh nghiệp thực hiện chọn loại hóa đơn muốn lập tương ứng trong chức năng Thêm

Trong mục hướng dẫn này, Nhân Hòa sẽ hướng dẫn chi tiết về cách lập Hóa đơn giá trị gia tăng, các loại hóa đơn khác doanh nghiệp thực hiện tương tự. Sau khi doanh nghiệp thực hiện chọn lập hóa đơn giá trị gia tăng, màn hình lập hóa đơn hiện ra như sau:

Giao diện lập hóa đơn bao gồm 02 phần:

• Thông tin hóa đơn và người mua hàng: Là nơi để doanh nghiệp nhập vào thông tin chi tiết về người mua hàng, mẫu số, ký hiệu hóa đơn sẽ xuất (Phần 1)
• Thông tin hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn: Là nơi để doanh nghiệp nhập vào danh sách hàng hóa, dịch vụ chi tiết, tổng trị giá hàng hóa, các loại thuế VAT (Phần 2)

2. Hướng dẫn lập hóa đơn

Để thực hiện lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể thực hiện bằng các cách sau trên hệ thống HoaDon.Biz:

• Cách 1: Nhập liệu các tiêu chí trực tiếp trên màn hình giao diện lập hóa đơn
• Cách 2: Import dữ liệu hóa đơn từ file excel

Sau đây là hướng dẫn chi tiết theo từng cách:

A. Cách 1: Nhập trực tiếp các thông tin hóa đơn

I. Nhập thông tin hóa đơn và người mua hàng

1. Phần thông tin hóa đơn doanh nghiệp thực hiện nhập các thông tin:

• Mẫu số, ký hiệu hóa đơn: Chọn mẫu hóa đơn cần xuất trong danh sách sau đó chọn ký hiệu thuộc mẫu hóa đơn tương ứng. Đây là các mẫu hóa đơn, ký hiệu mà doanh nghiệp đã thực hiện thông báo phát hành và được cơ quan thuế chấp nhận.
• Ngày hóa đơn: Nhập ngày cần xuất hóa đơn (Ngày hóa đơn nhập vào phải lớn hơn hoặc bằng: Ngày doanh nghiệp đăng ký bắt đầu sử dụng hóa đơn và Ngày của hóa đơn đã xuất gần nhất)
• Loại tiền, tỷ giá: Chọn loại tiền thanh toán là VNĐ hoặc loại tiền khác trong trường hợp sử dụng ngoại tệ
• Hình thức thanh toán: Chọn hình thức thanh toán trong danh sách, đối với hóa đơn có giá trị trên 20 triệu đồng nếu muốn được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, thì bắt buộc phải sử dụng hình thức thanh toán trên hóa đơn là chuyển khoản.
• Số tham chiếu: Là trường mã để tham chiếu tới hệ thống khác, doanh nghiệp thực hiện nhập nếu có
• Tùy chọn (Xuất hóa đơn ngoại tệ): Doanh nghiệp tích chọn trong trường hợp muốn sử dụng ngoại tệ trong thanh toán hóa đơn

2. Phần thông tin người mua hàng, doanh nghiệp có thể thực hiện nhập theo 03 cách sau:

• Cách 1: Nhập trực tiếp các chỉ tiêu thông tin về người mua hàng
• Cách 2: Lấy thông tin từ cơ quan thuế dựa vào chỉ tiêu mã số thuế người mua hàng
• Cách 3: Lấy thông tin người mua hàng từ danh mục khách hàng đối tác sẵn có

Sau đây là hướng dẫn chi tiết 03 cách:

2.1. Cách 1: Nhập trực tiếp thông tin người mua hàng

Doanh nghiệp thực hiện nhập trực tiếp thông tin người mua hàng vào các chỉ tiêu: Người mua hàng, Mã số thuế, Tên đơn vị, Địa chỉ, …vv

2.2. Cách 2: Lấy thông tin người mua hàng từ Cơ quan Thuế

HoaDon.Biz hỗ trợ chức năng lấy thông tin đơn vị mua hàng thông qua mã số thuế, doanh nghiệp chỉ cần nhập vào Mã số thuế của đơn vị mua hàng (1), sau đó nhấn vào nút  (2), phần mềm sẽ kết nối đến cơ quan thuế để kiểm tra tính hợp lệ của Mã số thuế, đồng thời lấy thông tin về tên và địa chỉ của đơn vị về cho doanh nghiệp, tránh sai sót trong việc xuất hóa đơn (3).

Sau khi thực hiện lấy thông tin xong, doanh nghiệp thực hiện nhập các chỉ tiêu thông tin còn thiếu của người mua hàng.

2.3. Cách 3: Lấy thông tin người mua hàng từ danh mục Khách hàng đối tác sẵn có

Trong quá trình xuất hóa đơn, đối với trường hợp người mua hàng là khách hàng thường xuyên, doanh nghiệp có thể nhập sẵn thông tin trong phần mềm để khi lập hóa đơn chỉ cần thực hiện tìm kiếm thông tin người mua hàng từ dữ liệu sẵn có trong danh mục Khách hàng, đối tác bằng cách click chuột vào chỉ tiêu Mã khách hàng hoặc nhấn phím F1. Doanh nghiệp có thể thực hiện nhập mã khách hàng hoặc mã số thuế khách hàng hoặc tên khách hàng để tìm kiếm.

Sau đó click chuột vào dữ liệu tìm kiếm trong danh sách, hệ thống sẽ tự động điền dữ liệu vào các chỉ tiêu của người mua hàng.

II. Nhập thông tin hàng hóa

Doanh nghiệp thực hiện nhập thông tin chi tiết hàng hóa dịch vụ trên hóa đơn bao gồm: Tên hàng hóa dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thuế suất. Hệ thống tự động tính: Giá trị thành tiền trên dòng hàng, Giá trị tiền thuế trên dòng hàng, Giá trị Cộng tiền hàng, Giá trị Tổng thuế VAT 5%, Giá trị Tổng thuế VAT 10%, Giá trị Tổng thanh toán. Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp 03 cách nhập như sau:

• Cách 1: Nhập trực tiếp các chỉ tiêu thông tin hàng hóa dịch vụ
• Cách 2: Chọn từ danh mục hàng hóa sẵn có
• Cách 3: Import từ file excel có sẵn

Sau đây là hướng dẫn chi tiết 03 cách:

1. Cách 1: Nhập trực tiếp các chỉ tiêu thông tin hàng hóa dịch vụ

Doanh nghiệp thực hiện nhập từng tiêu chí như: Mã hàng, Tên hàng hóa dịch vụ, ĐVT, Số lượng, Đơn giá và Thuế Suất (1). Để thêm dòng mới, doanh nghiệp click vào nút  Thêm dòng (F3) (2) hoặc nhấn phìm F3 để thực hiện.

Lưu ý: Trong trường hợp muốn xóa dòng hàng đối với hóa đơn chưa xuất, doanh nghiệp click vào biểu tượng xóa  trên dòng hàng để thực hiện xóa.

2. Cách 2: Chọn từ danh mục hàng hóa sẵn có

Doanh nghiệp thực hiện chọn hàng hóa dịch vụ sẵn có trong danh mục Hàng hóa thường dùng bằng cách click chuột vào ô Tìm kiếm hàng hóa dịch vụ từ danh mục (F2) hoặc nhấn phím F2 trên bàn phím để hiển thị danh sách chọn

Doanh nghiệp thực hiện chọn hàng hóa dịch vụ trong danh sách tìm kiếm, sau đó tiến hành nhập số lượng. Hệ thống sẽ tự động tính toán giá trị Thành tiền trên dòng hàng, giá trị Tiền thuế trên dòng hàng, giá trị Cộng tiền hàng, Cộng thuế suất và Tổng tiền thanh toán

Lưu ý: Trong trường hợp muốn xóa dòng hàng đối với hóa đơn chưa xuất, doanh nghiệp click vào biểu tượng xóa  trên dòng hàng để thực hiện xóa.

3. Cách 3: Import từ file excel có sẵn

Để thực hiện import dòng hàng hóa dịch vụ trên hóa đơn doanh nghiệp cần phải thực hiện Cấu hình import excel theo file excel của doanh nghiệp trước. Để thực hiện import dòng hàng, doanh nghiệp click vào nút Nhập excel (F4) hoặc nhấn phím F4

Màn hình chức năng Import dòng hàng hóa dịch vụ hiện ra như sau:

Lưu ý: Để sử dụng chức năng này, doanh nghiệp cần có sẵn file excel chứa dữ liệu dòng hàng hóa dịch vụ. Doanh nghiệp đã thực hiện thiết lập sẵn cấu hình import cho file excel này, ví dụ file excel như sau:

Để tiến hành import, doanh nghiệp thực hiện lần lượt theo các bước sau:

Bước 1: Chọn file excel

Trên giao diện màn hình chức năng import, doanh nghiệp click vào  Chọn file để tìm và chọn file excel import trên máy tính

Tìm đến nơi chứa file excel cần import

Bước 2: Chọn cấu hình, chọn dòng dữ liệu import

Chọn xong file excel doanh nghiệp tiến hành chọn tên Sheet chứa dữ liệu, chọn Cấu hình import đã thiết lập, nhập giá trị dòng bắt đầu (Từ dòng) và dòng kết thúc (Đến dòng) lấy dữ liệu tương ứng như hình minh họa sau:

Bước 3: Kiểm tra dữ liệu và thực hiện import

Sau khi thiết lập giá trị xong, doanh nghiệp click nút  Import dữ liệu trên màn hình import. Hệ thống thực hiện kiểm tra các dòng dữ liệu trong file excel, nếu phát hiện dữ liệu không hệ lệ sẽ hiển thị thông báo chi tiết lỗi, doanh nghiệp căn cứ vào chi tiết lỗi để điều chỉnh dữ liệu cho đúng

Nếu trong quá trình kiểm tra dữ liệu không phát hiện sai sót, hệ thống sẽ thực hiện import dữ liệu trong file excel vào dòng hàng hóa dịch vụ trên form lập hóa đơn

Trong quá trình lập hóa đơn nếu có sử dụng chiết khấu, doanh nghiệp thực hiện nhập chiết khấu theo các trường hợp sau:

Trường hợp 1: Sử dụng chiết khấu theo tổng giá trị hóa đơn

Đối với trường hợp chiết khấu theo tổng trị giá hóa đơn, doanh nghiệp chỉ cần nhập vào số % chiết khấu, phần mềm sẽ tự động tính ra số tiền được chiết khấu

Trường hợp 2: Sử dụng chiết khấu theo từng dòng hàng hóa dịch vụ trên hóa đơn

Để sử dụng chiết khấu theo giá trị từng dòng hàng, doanh nghiệp phải thực hiện thiết lập Tính tổng giá trị chiết khấu theo dòng hàng. Trên menu chức năng click chọn Hệ thống sau đó chọn Cấu hình hệ thống

Sau đó tích chọn vào ô Tính tổng giá trị chiết khấu theo dòng hàng và nhấp vào nút  Cập nhật tham số tùy chọn để lưu thiết lập

Trong phần nhập thông tin chi tiết dòng hàng xuất hiện cột chiết khấu để doanh nghiệp nhập giá trị

Sau khi hoàn tất quá trình nhập dữ liệu hóa đơn, doanh nghiệp thực hiện lưu dữ liệu hóa đơn theo các chức năng Lưu (1), Lưu và chờ xử lý (2), Lưu và Phát hành (3) như hình dưới đây:

– Chức năng Lưu: Hệ thống thực hiện lưu dữ liệu hóa đơn nháp

Sau khi lưu hóa đơn nháp thành công, doanh nghiệp có thể Xem hóa đơn (1), bản thể hiện hóa đơn điện tử như sau

Ngoài ra doanh nghiệp cũng có thể gửi mail thông tin hóa đơn nháp cho người mua hàng để 2 bên xác nhận xem có cần điều chỉnh hay không. Doanh nghiệp click vào nút Gửi email. Màn hình gửi email xuất hiện, trường hợp chưa nhập tiêu chí email của người mua trong lúc lập hóa đơn, doanh nghiệp tiến hành nhập email người mua trong màn hình gửi mail. Nếu muốn gửi thông tin hóa đơn tới nhiều địa chỉ mail của khách hàng, doanh nghiệp nhập các địa chỉ mail phân cách nhau bằng dấu “;“, sau đó click nút Thực hiện để gửi mail

– Chức năng Lưu và chờ xử lý: Hệ thống thực hiện Lưu hóa đơn và cấp số hóa đơn (1) (doanh nghiệp có thể điều chỉnh lại thông tin đơn vị, thông tin hàng hóa, giá trị tiền trên hóa đơn)

Trường hợp phải điều chỉnh các tiêu chí thông tin cho phù hợp, doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh sau đó click Lưu (3) để lưu dữ liệu. Click vào nút Xem hóa đơn để xem bản thể hiện hóa đơn điện tử

– Chức năng Lưu và Phát hành: Hệ thống thực hiện Lưu và phát hành hóa đơn (Xuất hóa đơn và chờ ký số). Dữ liệu hóa đơn không thể điều chỉnh, doanh nghiệp chỉ có thể thực hiện ký số hóa đơn hoặc thực hiện nghiệp vụ xử lý hóa đơn (nếu phát hiện sai sót)

 Xem hướng dẫn Xuất hóa đơn và ký số

B. Cách 2: Import hóa đơn từ file Excel có sẵn

Để lập hóa đơn bằng cách import dữ liệu từ file excel, doanh nghiệp thực hiện mở chức năng import excel bằng 02 cách:

Cách 1: Từ giao diện chương trình, vào menu chức năng Sử dụng hóa đơn chọn Danh sách hóa đơn

Tiếp theo click vào nút  Tiện ích, chọn  Import excel

Cách 2: Từ giao diện chương trình, vào menu chức năng Sử dụng hóa đơn chọn Quản lý dữ liệu hóa đơn import

Tiếp theo click vào nút  Import excel

Sau khi doanh nghiệp thực hiện mở chức năng import excel bằng 1 trong 2 cách ở trên, giao diện chức năng import excel như sau

Lưu ý: Để thực hiện chức năng này, doanh nghiệp phải thực hiện cấu hình import theo file excel sẵn có của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tạo nhiều cấu hình import excel dữ liệu hóa đơn theo từng loại hóa đơn sử dụng trong phần tạo cấu hình import excel. Ở đây Nhân Hòa hướng dẫn cách import dữ liệu hóa đơn giá trị gia tăng, các loại hóa đơn khác doanh nghiệp thao tác tương tự

Ví dụ file excel chứa dữ liệu hóa đơn như sau

Nếu hóa đơn có nhiều dòng hàng, thì các thông tin về hóa đơn sẽ được lặp lại (ví dụ có 5 dòng hàng, thì trên file excel doanh nghiệp phải thể hiện trên 5 dòng với các thông tin chung giống nhau, chỉ khác nhau về thông tin chi tiết hàng hóa dịch vụ):

Đối với dữ liệu trong file excel, doanh nghiệp lưu ý mỗi một hóa đơn phải có một trường làm khóa chính và không được trùng nhau. Trong file excel này trường khóa chính là ô Số tham chiếu

Doanh nghiệp tiến hành import dữ liệu hóa đơn từ file excel theo các bước sau:

1. Bước 1: Chọn file excel

Trên giao diện màn hình chức năng import, doanh nghiệp click vào  Chọn file để tìm và chọn file excel import trên máy tính

Tìm đến nơi chứa file excel cần import

2. Bước 2: Chọn cấu hình, chọn dòng dữ liệu import

Chọn xong file excel doanh nghiệp tiến hành chọn tên Sheet chứa dữ liệu, chọn Cấu hình import đã thiết lập, nhập giá trị dòng bắt đầu (Từ dòng) và dòng kết thúc (Đến dòng) lấy dữ liệu tương ứng như hình minh họa sau:

3. Bước 3: Kiểm tra dữ liệu và thực hiện import

Sau khi thiết lập giá trị xong, doanh nghiệp click nút  Import dữ liệu trên màn hình import. Hệ thống thực hiện kiểm tra các dòng dữ liệu trong file excel, nếu phát hiện dữ liệu không hệ lệ sẽ hiển thị thông báo chi tiết lỗi, doanh nghiệp căn cứ vào chi tiết lỗi để điều chỉnh dữ liệu cho đúng

Nếu trong quá trình kiểm tra dữ liệu không phát hiện sai sót, hệ thống sẽ thực hiện import dữ liệu trong file excel và chuyển đến màn hình giao diện Quản lý dữ liệu hóa đơn import

Tại màn hình Quản lý dữ liệu hóa đơn import, doanh nghiệp thực hiện tích chọn hóa đơn (1) sau đó chọn nút  Phê duyệt (2) để thực hiện phê duyệt danh sách import

Chọn Thực hiện tại màn hình xác nhận để hoàn tất

Hệ thống đưa ra thông báo thành công

Doanh nghiệp thực hiện click vào menu chức năng Sử dụng hóa đơn, sau đó chọn Danh sách hóa đơn

Tiến hành tìm kiếm theo Loại hóa đơn, Mẫu số, Ký hiệu và theo khoảng thời gian Ngày hóa đơn (từ ngày, đến ngày) sẽ thấy xuất hiện hóa đơn vừa thực hiện import

Sau khi hoàn tất quá trình import dữ liệu hóa đơn, doanh nghiệp tiến hành xuất hóa đơn và ký số

3. Xuất hóa đơn và ký số