Chữ ký điện tử là gì? Hướng dẫn tạo chữ ký điện tử theo quy định của Pháp luật

Tác giả: 10/05/2022

Tạo chữ ký điện tử nhằm mục đích sử dụng trong các giao dịch điện tử. Chữ ký điện tử cũng có những giá trị pháp lý riêng nên việc tạo chữ ký điện tử cũng phải tuân theo các quy định của pháp luật. Vậy chữ ký điện tử là gì? Tạo chữ ký điện tử như thế nào? 

1. Chữ ký điện tử là gì?
– Chữ ký điện tử là gì?
Dựa theo Khoản 1, Điều 21 Luật Giao dịch điện tử: “Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.”
Chữ ký điện tử là một dạng thông tin được đi kèm theo dữ liệu ( bao gồm văn bản, hình ảnh, video,…) nhằm mục đích xác định người chủ dữ liệu đó
– Lợi ích khi sử dụng chữ ký điện tử
+ Tiết kiệm thời gian trong quá trình hoạt động giao dịch điện tử
+ Linh hoạt trong cách thức: Với chữ ký điện tử, bạn có thể thực hiện các giao dịch như gửi cam kết qua email, ký bằng bút điện tử tại màn hình cảm ứng của các quầy tính tiền, ký hợp đồng điện tử,… ở bất kỳ nơi đâu, ở bất kỳ thời gian nào
+ Đơn giản hóa quy trình chứng nhận: Giúp cho các quy trình chuyển, gửi tài liệu, hồ sơ cho đối tác, khách hàng, cơ quan tổ chức trở nên đơn giản hơn mà không cần phải gặp mặt trực tiếp
+ Hoàn tất hồ sơ nộp thuế nhanh chóng: Chữ ký điện tử mang lại sự thuận lợi trong việc kê khai nộp thuế trực tuyến,… Các doanh nghiệp, tổ chức chỉ cần sử dụng chữ ký điện tử để thực hiện các giao dịch điện tử mà không cần phải in các tờ kê khai hay cần đóng dấu nhưng vẫn đảm bảo an toàn do các chương trình xử lý và đảm bảo quản lý dữ liệu
+ Bảo mật danh tính: Bảo mật danh tính của cá nhân, doanh nghiệp một cách an toàn

 

– Chữ ký điện tử ứng dụng trong cuộc sống như thế nào?
+ Chữ ký điện tử được sử dụng để kê khai hải quan điện tử, nộp thuế trực tuyến và bảo hiểm xã hội điện tử,…
+ Nếu bạn thường xuyên sử dụng các dịch vụ thanh toán liên ngân hàng hay thanh toán điện tử liên kho bạc của ngành tài chính tại một số cơ quan Nhà nước như Bộ Công thương, Sở Bưu chính Viễn thông TP. Hồ Chí Minh,… thì bạn nên biết rằng các giao dịch nội bộ này cũng đang bắt đầu sử dụng chữ ký điện tử ngày một thông dụng hơn
+ Bên cạnh đó, chữ ký điện tử còn giúp các doanh nghiệp có thể ký hợp đồng làm ăn bằng cách khá đơn giản: Họ chỉ cần ký vào file tài liệu văn bản (Word, Excel, PDF,…) rồi gửi qua mail mà không cần gặp nhau bàn chuyện rồi ký hợp đồng
+ Ngoài ra, chữ ký điện tử còn được sử dụng trong các ứng dụng giao dịch điện tử với các nhà mạng Internet như Viettel, VNPT,… và bạn có thể an tâm bởi chúng bảo đảm độ an toàn đối với các giao dịch liên quan đến tài chính

2. Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử 
Chữ ký điện tử và chữ ký số ngày nay đang được sử dụng khá phổ biến trong tất cả các giao dịch điện tử với những lợi ích đặc biệt mà chúng mang lại. Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử. Về căn bản, chữ ký số cũng giống như chữ viết tay vậy.
Dùng nó để cam kết lời hứa của mình và điều đó không thể rút lại được. Chữ ký số không sẽ không phải sử dụng giấy mực, nó gắn đặc điểm nhận dạng của người ký vào bản cam kết.

 

Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử được quy định tại Điều 24, Luật Giao dịch điện tử  như sau:
– Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu chữ ký điện tử được sử dụng để ký thông điệp dữ liệu đó đáp ứng các điều kiện sau đây:
+ Phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh được người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung thông điệp dữ liệu;
+ Phương pháp đó là đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà theo đó thông điệp dữ liệu được tạo ra và gửi đi
– Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký điện tử của cơ quan, tổ chức đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 22 của Luật Giao dịch điện tử và chữ ký điện tử đó có chứng thực.”
3. Sự khác biệt giữa chữ ký điện tử và chữ ký số
Mặc dù chữ ký điện tử và chữ ký số đều có thể dùng thay thế cho chữ viết tay truyền thống và được ứng dụng trong môi trường giao dịch điện tử. Tuy nhiên 2 loại chữ ký này về bản chất lại có 1 sự khác biệt khá lớn. Cụ thể:

Tiêu chí Chữ ký điện tử Chữ ký số
Tính chất Có thể là bất kỳ biểu tượng, hình ảnh, quy trình nào được đính kèm với tin nhắn hoặc tài liệu biểu thị danh tính của người ký và hành động đồng ý với nó Có thể được hình dung như một “dấu vân tay”, “con dấu” điện tử, được mã hóa và xác định danh tính người thực sự ký nó
Tiêu chuẩn

– Không phụ thuộc vào các tiêu chuẩn

– Không sử dụng mã hóa

Sử dụng các phương thức mã hoá mật mã dựa trên cơ sở hạ tầng khóa công nghệ PKI, và đảm bảo danh tính người ký và mục đích, tính toàn vẹn dữ liệu và không thoái thác của văn bản đã ký
Tính năng Xác minh một tài liệu Bảo mật một tài liệu
Cơ chế xác thực Xác minh danh tính người ký thông qua email, mã PIN điện thoại ID kỹ thuật số dựa trên chứng chỉ
Xác nhận Không có quy trình xác nhận cụ thể Được xác nhận bởi các cơ quan chứng nhận đáng tin cậy hoặc nhà cung cấp dịch vụ ủy thác
Bảo mật Chữ ký dễ bị giả mạo Độ an toàn bảo mật cao, khó có thể được sao chép, giả mạo hoặc thay đổi
Phần mềm độc quyền Trong nhiều trường hợp, chữ ký điện tử không được ràng buộc về mặt pháp lý và sẽ yêu cầu phần mềm độc quyền để xác nhận chữ ký điện tử Có thể được xác nhận bởi bất cứ ai mà không cần phần mềm xác minh độc quyền

4. Hướng dẫn đăng ký chữ ký điện tử

 

– Bước 1: Chuẩn bị những giấy tờ cần thiết
Để hoàn tất việc đăng ký chữ ký điện tử, bạn cần phải chuẩn bị những giấy tờ quan trọng sau:
+ Bản sao có công chứng Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép hoạt động (đối với khách hàng là doanh nghiệp, tổ chức)
+ Giấy chứng nhận đăng ký thuế của doanh nghiệp (đối với khách hàng là doanh nghiệp, tổ chức)
+ CMND của người đại diện pháp luật doanh nghiệp hoặc cá nhân
– Bước 2: Gửi bộ hồ sơ đăng ký
Sau khi đã hoàn tất bộ hồ sơ thủ tục đăng ký chữ ký điện tử đã nêu trên, doanh nghiệp, cá nhân hay nhân viên có thể liên hệ tổng đài CSKH hoặc qua Email để được nhân viên của nhà cung cấp chữ ký điện tử hỗ trợ làm thủ tục đăng ký và các vấn đề khác liên quan. Nhân viên sẽ nhận hồ sơ bản giấy khi bàn giao chữ ký điện tử
– Bước 3: Cấp và bàn giao chữ ký điện tử
Dựa vào hồ sơ và gói cước chữ ký điện tử mà Khách hàng lựa chọn, nhân viên sẽ tiến hành đầu nối và cấp chứng thư điện tử. Sau đó, nhân viên của nhà cung cấp sẽ bàn giao chữ ký điện tử và hướng dẫn khách hàng về việc sử dụng chữ ký điện tử. Tùy vào đối tượng khách hàng và gói và khách hàng lựa chọn, mức thanh toán chữ ký điện tử sẽ khác nhau

5. Quy định khi tạo và sử dụng chữ ký điện tử cần biết
– Điều kiện tạo chữ ký điện tử đảm bảo an toàn
Theo Điều 9 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP để đảm bảo điều kiện an toàn cho chữ ký điện tử, các tổ chức, doanh nghiệp khi tạo chữ ký điện tử (chữ ký số) cần phải tuân thủ các điều kiện sau:
+ Chữ ký số, chữ ký điện tử được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó. – Chữ ký số, chữ ký điện tử được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:
Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia
Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ
Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng
Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng
+ Đảm bảo khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký

 

– Quy định về sử dụng chữ ký số và chứng thư số của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền
Tại Nghị định Nghị định 130/2018/NĐ-CP, Chính Phủ có quy định về sử dụng chữ ký số và chứng thư số của cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền, cụ thể:
+ Chữ ký số của đối tượng được cấp chứng thư số chỉ được sử dụng để thực hiện các giao dịch theo đúng thẩm quyền của cơ quan, tổ chức và chức danh được cấp chứng thư số
+ Việc ký thay, ký thừa lệnh theo quy định của pháp luật thực hiện bởi người có thẩm quyền sử dụng chữ ký số của mình, được hiểu căn cứ vào chức danh của người ký ghi trên chứng thư số
+ Như vậy, ngoài việc đáp ứng các quy định về chữ ký trên hóa đơn theo yêu cầu về nội dung hóa đơn, chữ ký điện tử còn phải đáp ứng các quy định về tạo chữ ký điện tử sao cho đảm bảo tính an toàn và hợp pháp khi sử dụng

6. Kết luận
Như vậy, ngoài việc đáp ứng các quy định về chữ ký trên hóa đơn theo yêu cầu về nội dung hóa đơn, chữ ký điện tử còn phải đáp ứng các quy định về tạo chữ ký điện tử sao cho đảm bảo tính an toàn và hợp pháp khi sử dụng.
Trên đây Nhân Hòa đã giới thiệu đến bạn các quy định về tạo chữ ký điện tử, chữ ký số trên hóa đơn. Hy vọng bài viết này là những thông tin hữu ích cho bạn và doanh nghiệp.

 

Mọi thắc mắc về các quy định liên quan tạo chữ ký điện tử, chữ ký số trên hóa đơn hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử ESOC hoàn toàn miễn phí, bạn vui lòng liên hệ:
+ Tổng đài: 1900 6680
+ Website: https://esoc.vn/

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.