Hướng dẫn đăng ký phát hành hóa đơn

 Lưu ý: Quy định về Mẫu số và ký hiệu hóa đơn

– Mẫu số (hay mẫu hóa đơn): Thường bao gồm 11 ký tự, trong đó:

• 02 ký tự đầu tiên thể hiện loại hóa đơn
• (Tối đa) 4 ký tự tiếp theo thể hiện tên hóa đơn
• 01 ký tự tiếp theo thể hiện số liên của hóa đơn
• 01 ký tự tiếp theo là ký tự “/” dùng để phân biệt số liên với số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn
• 03 ký tự tiếp theo là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn

Ví dụ, mẫu số hóa đơn 01GTKT0/001 sẽ được hiểu như sau:

• 01 là loại hóa đơn GTGT
• GTGT là loại hóa đơn giá trị gia tăng
• 001 là Mẫu thứ nhất

– Ký hiệu Bao gồm 6 ký tự, trong đó:

• 02 ký tự đầu dùng để phân biệt các ký hiệu hóa đơn. Ký tự phân biệt là hai chữ cái trong số 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y
• 03 ký tự cuối cùng thể hiện năm tạo hóa đơn và hình thức hóa đơn. Năm tạo hóa đơn được thể hiện bằng hai số cuối của năm. Ký hiệu của hình thức hóa đơn điện tử là E
• Giữa hai phần được phân cách bằng ký tự “/”

Ví dụ ký hiệu hóa đơn doanh nghiệp lựa chọn là AA/20E thì trong đó AA là ký hiệu hóa đơn, 20 là hóa đơn được tạo năm 2020, E là ký hiệu hóa đơn điện tử.

Trên giao diện chương trình doanh nghiệp click vào Menu chức năng Đăng ký phát hành, sau đó chọn Khởi tạo mẫu

Giao diện khởi tạo mẫu hóa đơn như sau

Để thực hiện khởi tạo mẫu hóa đơn doanh nghiệp có thể thực hiện theo 02 cách như sau:

1. Cách 1: Sử dụng mẫu hóa đơn trong thư viện mẫu

Trường hợp này áp dụng khi doanh nghiệp đã có sẵn file mẫu hóa đơn do Nhân Hòa thiết kế riêng theo đặc thù của doanh nghiệp và đã được upload lên Thư viện mẫu hóa đơn

Trong giao diện chức năng Khởi tạo mẫu hóa đơn doanh nghiệp click chọn Thêm, chọn Chọn mẫu trong thư viện mẫu để thực hiện

Tại form thêm mới thông tin khởi tạo mẫu, Doanh nghiệp thực hiện nhập liệu các tiêu chí vào form (Các tiêu chí có dấu * là bắt buốc phải nhập), các tiêu chí như sau:

– Loại hóa đơn: Cho phép doanh nghiệp chọn loại hóa đơn tương ứng với mẫu khởi tạo (Mẫu hóa đơn bao gồm: Hóa đơn GTGT; Hóa đơn bán hàng; Hóa đơn bán hàng khu Phi thuế quan; Phiếu xuất kho nội bộ; Phiếu xuất kho đại lý; …vv.

– Mẫu số (hay mẫu hóa đơn): Hệ thống sinh tự động dựa theo loại hóa đơn được chọn ở trên (Xem lại Quy tắc mẫu số hóa đơn ở phần Lưu ý)

– Ký hiệu Doanh nghiệp nhập ký hiệu lựa chọn bao gồm 6 ký tự (Xem lại: Quy tắc ký hiệu hóa đơn ở phần Lưu ý)

– Chọn mẫu: Cho phép chọn file mẫu hóa đơn đã được upload trong Thư viện mẫu hóa đơn, danh sách chọn mẫu sẽ được hệ thống liệt kê dựa vào loại hóa đơn được chọn. Khi doanh nghiệp lựa chọn file mẫu từ danh sách thì hệ thống sẽ tự động hiển thị mẫu hóa đơn để doanh nghiệp xem trước

– Ngày tạo: Hệ thống sẽ mặc định lấy ngày tạo tại thời điểm doanh nghiệp thực hiện khởi tạo mẫu, doanh nghiệp có thể điều chỉnh ngày tạo để phù hợp với nhu cầu của mình. Ngày tạo có định dạng dd/MM/yyyy (ngày/tháng/năm)

– Các tiêu chí khác: Trong phần Thông tin đơn vị khởi tạo Hệ thống sẽ mặc định hiển thị thông tin của doanh nghiệp, do đó doanh nghiệp không cần phải nhập liệu, bao gồm: Mã số thuế; Tên đơn vị; Địa chỉ; Điện thoại; Số fax; Tên ngân hàng; Số tài khoản; …vv.

Sau khi nhập liệu xong, doanh nghiệp chọn chức năng Lưu để lưu dữ liệu. Hệ thống thông báo thành công, lúc này doanh nghiệp chọn chức năng Khởi tạo để thực hiện

Doanh nghiệp chọn Thực hiện trong form xác nhận quá trình khởi tạo để hoàn tất

Hệ thống thông báo khởi tạo thành công và load lại trang, lúc này doanh nghiệp chọn chức năng Tải mẫu để thực hiện tải mẫu về máy tính phục vụ cho việc làm hồ sơ Thông báo phát hành (chức năng tải mẫu sẽ tự động download 2 fiel mẫu hóa đơn định dạng file word có tên lần lượt là: Mau_hoa_don.docx và Mau_hoa_don_chuyen_doi.docx)

2. Cách 2: Sử dụng mẫu hóa đơn trong kho mẫu miễn phí

Trường hợp này áp dụng khi doanh nghiệp muốn sử dụng mẫu hóa đơn miễn phí từ kho mẫu do Nhân Hòa cung cấp sẵn, thực hiện như sau:

Trong giao diện chức năng Khởi tạo mẫu hóa đơn doanh nghiệp click chọn Thêm, chọn Chọn mẫu trong kho mẫu miễn phí, giao diện như sau:

Màn hình chức năng chọn mẫu xuất hiện, doanh nghiệp có thể tìm kiếm mẫu hóa đơn theo các tiêu chí:

• Loại hóa đơn: Bao gồm các loại: Hóa đơn GTGT; Hóa đơn bán hàng; Hóa đơn khu phi thuế quan; Phiếu xuất kho nội bộ; Phiếu xuất kho đại lý; …vv.
• Loại trang: Bao gồm: Hóa đơn một trang Hóa đơn nhiều trang
• Ngôn ngữ: Bao gồm: Tiếng Việt; Song ngữ
• Tìm kiếm: Chức năng thực hiện tìm kiếm mẫu hóa đơn theo các điều kiện doanh nghiệp chọn
• Đóng: Chức năng quay trở lại Danh sách khởi tạo mẫu

Sau khi tìm kiếm được mẫu hóa đơn, doanh nghiệp di chuột lên mẫu hóa đơn và click Chọn mẫu để chuyển sang màn hình thiết kế mẫu

Màn hình chức năng thiết kế mẫu hóa đơn cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh một số thông tin trên mẫu cho phù hợp

Đầu tiên doanh nghiệp thực hiện chọn Ký hiệu hóa đơn cần khởi tạo, trong đó 2 ký tự đầu là chữ cái viết hoa dùng để phân biệt mẫu hóa đơn (có thể là 2 ký tự đại diện viết tắt cho tên doanh nghiệp, ví dụ Công ty Nhân Hòa phát hành mẫu thì chọn là: NH), 3 ký tự cuối bao gồm hai số cuối của năm đang tạo mẫu và thể hiện hình thức hóa đơn điện tử là chữ E in hoa.

Tiếp theo doanh nghiệp có thể tùy chỉnh lại mẫu hóa đơn cho phù hợp dựa trên các công cụ mà hệ thống cung cấp như:

• Hình ảnh: Cho phép upload logo, hình nền cho mẫu hóa đơn
• Tùy chỉnh màu: Cho phép thay đổi màu sắc trên mẫu hóa đơn
• Tùy chỉnh viền hóa đơn: Cho phép tùy chọn sử dụng bo viền mẫu hóa đơn
• Thông tin chữ ký số: Cho phép tùy chọn hiển thị chữ ký thủ trưởng đơn vị
• Tùy chọn bảng hàng hóa: Cho phép tùy chọn hiển thị thêm thông tin trên bảng hàng hóa: Mã hàng; Thuế suất; Tiền thuế; Chiết khấu

Khi doanh nghiệp tao tác, các tùy chỉnh này sẽ được hiển thị trực tiếp trên mẫu để doanh nghiệp dễ dàng xem và điều chỉnh cho phù hợp

Tùy chọn Hình ảnh

– Sử dụng logo: Để sử dụng, doanh nghiệp tích chọn Sử dụng logo sau đó chọn Tải lên để upload logo lên mẫu. Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh kích thước hoặc kéo thả thay đổi vị trí logo bằng cách click chuột vào logo và điều chỉnh cho phù hợp với mẫu

– Sử dụng hình nền: Để sử dụng, doanh nghiệp tích chọn Sử dụng hình nền sau đó chọn Tải lên để upload hình nền lên mẫu

Trường hợp doanh nghiệp không muốn sử dụng hình nền sẵn có hoặc không có hình hình, hệ thống cung cấp sẵn thư viên hình nền phong phú với nhiều màu sắc và chủ đề khác nhau để doanh nghiệp chọn. Để sử dụng hình nền sẵn có trong thư viện hình nền của hệ thống cung cấp, doanh nghiệp click vào Chọn hình nền từ thư viện

Hệ thống chuyển sang giao diện hình nền miễn phí, được phân theo chủ đề để cho doanh nghiệp lựa chọn

– Chủ đề Hoa sen

– Chủ đề Trống đồng

Khi chọn được mẫu hình nền ưng ý, doanh nghiệp click Chọn để lưu lại

Lưu ý: Trường hợp muốn sử dụng bo viền mẫu hóa đơn theo hình nền họa tiết, doanh nghiệp click chọn Sử dụng viền họa tiết

Sau khi chọn được hình nền xong, doanh nghiệp có thể điều chỉnh tăng hoặc giảm độ mờ của hình nền cho phù hợp với nội dung trên mẫu hóa đơn bằng cách click chuột vào thanh trượt độ mờ để điều chỉnh cho phù hợp

Tùy chỉnh màu

Chức năng này cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh toàn bộ màu sắc của chữ trên hóa đơn

Tùy chỉnh viền hóa đơn

Chức năng này cho phép doanh nghiệp tùy chọn hiển thị bo viền cho mẫu hóa đơn

Thông tin chữ ký số

Chức năng này cho phép doanh nghiệp tùy chọn hiển thị thông tin Thủ trưởng đơn vị trên mẫu hóa đơn

Tùy chỉnh bảng hàng

Chức năng này cho phép doanh nghiệp tùy chọn hiển thị thêm cột trên bảng hàng

Sau khi tùy chỉnh các tiêu chí xong, doanh nghiệp chọn chức năng Lưu để khởi tạo mẫu hóa đơn

Quá trình khởi tạo thành công, hệ thống sẽ chuyển sang màn hình sau

Lúc này doanh nghiệp chọn chức năng Tải mẫu để thực hiện tải mẫu về máy tính phục vụ cho việc làm hồ sơ Thông báo phát hành (chức năng tải mẫu sẽ tự động download 2 fiel mẫu hóa đơn định dạng file word có tên lần lượt là: Mau_hoa_don.docx và Mau_hoa_don_chuyen_doi.docx)