Hướng dẫn tạo mật khẩu ứng dụng cho Email Google Workspace

Khi bạn muốn kết nối Email Google Workspace (Gmail doanh nghiệp) với các công cụ như SMTP, Outlook, n8n, phần mềm CRM hay hệ thống gửi email tự động, Google sẽ không cho phép đăng nhập bằng mật khẩu thông thường để bảo vệ tài khoản khỏi rủi ro bảo mật.

Giải pháp an toàn và hiệu quả nhất chính là mật khẩu ứng dụng (App Password).

Bài viết này do Nhân Hòa – đối tác triển khai Google Workspace tại Việt Nam – biên soạn, sẽ hướng dẫn bạn từng bước tạo mật khẩu ứng dụng cho Email Google Workspace.
Giúp bạn tích hợp email doanh nghiệp với hệ thống bên ngoài một cách bảo mật, dễ hiểu và chuyên nghiệp.

1. Mật khẩu ứng dụng là gì?

Mật khẩu ứng dụng (App Password) là một chuỗi gồm 16 ký tự ngẫu nhiên do Google tạo ra, cho phép bạn đăng nhập vào tài khoản Google từ các ứng dụng hoặc thiết bị không hỗ trợ xác minh hai bước (2-Step Verification).

Thay vì dùng mật khẩu chính, bạn chỉ sử dụng mật khẩu ứng dụng này khi kết nối SMTP, Outlook, n8n, hoặc các công cụ gửi email.

Ưu điểm nổi bật của App Password:

• Ngăn chặn rò rỉ mật khẩu chính.
• Đảm bảo an toàn khi tích hợp với ứng dụng thứ ba.
• Tăng tính bảo mật cho tài khoản Gmail doanh nghiệp.

2. Vì sao doanh nghiệp nên dùng mật khẩu ứng dụng Google Workspace?

Đối với doanh nghiệp đang sử dụng Google Workspace (trước đây là G Suite), việc tạo App Password là bắt buộc nếu bạn muốn:

Cấu hình SMTP Gmail để gửi email tự động từ website, ứng dụng hoặc hệ thống quản trị.
Kết nối Gmail với các nền tảng tự động hóa như n8n, Zapier, CRM, ERP.
Cài đặt email doanh nghiệp trên Outlook, Thunderbird, Apple Mail hoặc điện thoại.
Gửi email marketing từ hệ thống riêng mà không bị Google chặn vì xác thực bảo mật.

Nhờ sử dụng App Password, bạn tích hợp linh hoạt mà vẫn giữ được mức bảo mật cao nhất, tránh bị khóa tài khoản hay lỗi xác thực 2 bước khi hệ thống gửi email.

3. Hướng dẫn tạo mật khẩu ứng dụng Google Workspace chi tiết

Để tạo App Password cho Email Google Workspace, bạn cần thực hiện 2 phần:

1. Kích hoạt quyền tạo App Password trong tài khoản Admin.
2. Tạo mật khẩu ứng dụng trong tài khoản người dùng.

3.1. Kích hoạt quyền tạo App Password trong tài khoản Admin

Bước 1: Đăng nhập vào Google Admin Console (https://admin.google.com) bằng tài khoản quản trị.

Bước 2: Vào Security (Bảo mật).

Bước 3: Lựa chọn Authentication (Xác thực).

Bước 4: Lựa chọn 2-Step Verification (Xác thực 2 bước).

Bước 5: Bật tùy chọn Allow users to turn on 2-Step Verification để người dùng có thể bật xác minh hai bước.

Bước 6: Kéo xuống dưới cùng và chọn Save.

Sau khi hoàn tất, người dùng trong tổ chức có thể tự tạo mật khẩu ứng dụng cho tài khoản Gmail doanh nghiệp.

3.2. Tạo mật khẩu ứng dụng từ tài khoản người dùng

Bước 1: Đăng nhập tài khoản Gmail cần tạo App Password.
Bước 2: Vào Quản lý tài khoản Google → Security (Bảo mật).
Bước 3: Bật Xác minh hai bước (2-Step Verification) → Khi trạng thái là “On”, bạn đã bật thành công.

Bước 4: Sau đó, Bước 4: chọn App Passwords (Mật khẩu ứng dụng).

Bước 5: Ở giao diện hiện ra:

• Tên ứng dụng: Ta nhập tên tùy chọn.

Sau đó click `Tạo` mật khẩu xuất hiện, hãy sao chép và lưu lại ngay, vì Google chỉ hiển thị một lần duy nhất.
Bạn sẽ sử dụng mật khẩu này khi cấu hình SMTP, Outlook hoặc các hệ thống tự động gửi mail.

Sau đó click Xong để hoàn tất quá trình tạo mật khẩu ứng dụng.

 

3.3. (Tùy chọn) Bật IMAP để đồng bộ Gmail với ứng dụng bên ngoài

Để Gmail hoạt động trên các ứng dụng như Outlook, Apple Mail hay Thunderbird, bạn cần bật IMAP:

Bước 1: Truy cập Gmail → Settings → See all settings -> chuyển sang tab Forwarding and POP/IMAP.
Bước 2: Chọn Enable IMAP, sau đó Save Changes.

Giờ đây, bạn có thể dễ dàng kết nối Gmail với các ứng dụng ngoài, đồng bộ thư gửi/nhận an toàn và ổn định.

Kết luận: Giải pháp bảo mật và chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

Sử dụng App Password trong Google Workspace giúp doanh nghiệp:

• Gửi email tự động qua SMTP mà không lo lỗi xác thực,
• Kết nối Gmail với hệ thống CRM, ERP, n8n, Zapier dễ dàng,
• Đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài khoản Gmail doanh nghiệp,
• Duy trì tính chuyên nghiệp và liên tục trong hoạt động gửi/nhận email.

Nhân Hòa – Đối tác triển khai Google Workspace uy tín tại Việt Nam

Với hơn 20 năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp hạ tầng doanh nghiệp, Nhân Hòa là đối tác Google chính thức, mang đến dịch vụ Email Google Workspace bảo mật, ổn định và tối ưu chi phí.

Lợi ích khi doanh nghiệp dùng Google Workspace tại Nhân Hòa:

• Triển khai nhanh – Hỗ trợ kỹ thuật 24/7 bằng tiếng Việt
• Tích hợp dễ dàng với các hệ thống nội bộ
• Cam kết bảo mật, uptime cao, tư vấn tận tâm
• Hỗ trợ cài đặt SMTP, SPF, DKIM, DMARC đảm bảo gửi mail thành công

Liên hệ ngay Nhân Hòa để được tư vấn miễn phí:

• Website: https://nhanhoa.com
• Email: support@nhanhoa.com
• Hotline: 1900 6680