Catch-All Email là gì?

Catch-All Email là chức năng nhận toàn bộ mail gửi đến domain khi email người nhận không chính xác hoặc không tồn tại. Catch-All Email là chức năng tồn tại trên hầu hết các Email Server hay Email Hosting. Vậy ứng dụng thực tế của Catch-All Email là gì?

Catch-All Email nhận tất cả các thư có cùng tên miền

Bạn có thể hình dung rõ ràng hơn khái niệm của tính năng Catch-All Email qua ví dụ sau:

• Tên miền của doanh nghiệp bạn là nhanhoa.com
• Tài khoản email của bạn là userA@nhanhoa.com
• Người gửi đánh nhầm địa chỉ khi gửi email là userB@nhanhoa.com.

Nếu bạn có cài đặt và sử dụng cấu hình Catch-All thì hãy yên tâm, bạn vẫn nhận được nội dung thư của người gửi trong tài khoản email thay thế đã được bạn cấu hình mặc định.

Nếu Email Hosting là dịch vụ thư điện tử hoạt động trên hệ thống máy chủ có tính bảo mật cao, được một tổ chức sử dụng với tên miền riêng đặc trưng cho thương hiệu đó, thì Catch-All Email là một tính năng đặc biệt có sẵn trên hầu hết các giao diện quản trị Email Hosting. 

Cấu hình Catch-All có ý nghĩa gì trong Mail Server?

Cấu hình Catch-All trong Email Server thể hiện nhiều ý nghĩa quan trọng

Mail Server là gì?

Mail Server hay Email Server là hệ thống máy chủ được cấu hình riêng theo tên miền của doanh nghiệp dùng để gửi và nhận thư điện tử. Bên cạnh tính năng lưu trữ và sắp xếp các Email trên internet, Mail Server là một giao thức chuyên nghiệp để giao tiếp thư tín, quản lý và truyền thông nội bộ, giao dịch thương mại… Không chỉ thao tác với tốc độ nhanh chóng và ổn định, Mail Server còn đảm bảo tính an toàn với khả năng khôi phục dữ liệu cao.

Khi các doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ Email Server, họ quan tâm rất nhiều yếu tố như:

• Sự uy tín của nhà cung cấp
• Thông tin giá cả và chất lượng của gói dịch vụ
• Những đánh giá và nhận xét của khách hàng đã sử dụng dịch vụ
• Đặc biệt là tìm hiểu các tính năng nổi trội mà dịch vụ mang lại trong quá trình sử dụng. Mà cụ thể hơn trong trường hợp này là tính năng Catch-All Email.

Vậy cấu hình Catch-All Email này có ý nghĩa gì trong Email Server?

Ý nghĩa của Catch-All Email với Mail Server là gì?

Dịch vụ Mail Server có tích hợp cấu hình Catch-All không làm thất lạc email rất quan trọng. Hơn nữa việc giao dịch với đối tác và chăm sóc khách hàng không bị gián đoạn. 

Sẽ thế nào nếu trao đổi kế hoạch kinh doanh quan trọng qua email mà vô tình thất lạc? Với Catch-All Email, bạn có thể tìm kiếm lại nội dung thư trong email đã được cấu hình trước đó. 

Đối với các dịch vụ chăm sóc khách hàng, doanh nghiệp thường cung cấp thông tin liên lạc. Đặc biệt là tài khoản email có đăng ký tên miền riêng để khách hàng gửi những thắc mắc, phản hồi cũng như nhận xét về công ty. Trong trường hợp khách hàng đánh nhầm tên tài khoản nhưng đảm bảo chính xác tên miền thì doanh nghiệp vẫn nhận được mọi góp ý của khách hàng qua email.

Cả hai điều này xảy ra trên hệ thống truyền thông phần nào giúp doanh nghiệp hoạt động thành công và đạt hiệu quả cao.

Ưu điểm của Catch-All Email là gì? 

Một email chính quản lý dễ dàng nhiều hộp thư thuộc các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp

Là một doanh nghiệp sử dụng dịch vụ Email Hosting có sẵn tính năng Catch-All, bạn có thể yên tâm sử dụng với các ưu điểm đặc trưng của Catch-All Email như sau: 

• Không bị mất email
• Quản lý dễ dàng
• Chi phí thấp

Hãy cùng tìm hiểu chi tiết!

Không bao giờ mất email

Tính năng Catch-All có thiết kế thông minh nhất của email, bạn có thể nhận được tất cả các hộp thư đến gửi đến địa chỉ không tồn tại. Do vậy, bạn sẽ không bỏ qua bất kỳ email nào nếu người gửi nhập nhầm địa chỉ của tài khoản email bạn có nên doanh nghiệp có thể xây dựng được mối quan hệ tốt với khách hàng và những khách hàng tiềm năng được ghi nhận. 

Quản lý dễ dàng

Bạn có thể tạo nhiều địa chỉ email cho các bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp của bạn. Tuy nhiên, một người có thể phụ trách nhiều vị trí khác nhau nhưng bạn có nhu cầu hiển thị các địa chỉ email liên hệ khác nhau để thể hiện sự chuyên nghiệp trong kinh doanh. 

Khi đó, bạn chỉ cần kích hoạt tính năng Catch-All cho tài khoản email chính của bạn và cung cấp các địa chỉ email thuộc doanh nghiệp của bạn, bạn sẽ nhận được tất cả các thư điện tử đến email chính. Từ đó, bạn không cần phải đăng nhập nhiều tài khoản khác nhau mà có thể quản lý tất cả các tài khoản có cùng tên miền thương hiệu.

Chi phí ít hơn

Hầu hết các dịch vụ email kinh doanh chỉ cung cấp cho một số lượng cụ thể tài khoản email. Hoặc bạn chọn dịch vụ mới từ nhà cung cấp, hoặc đơn giản là sử dụng tính năng Catch-All cho một tài khoản nào đó trong các địa chỉ email của doanh nghiệp bạn. Nhờ đó, bạn không cần phải trả phí cho nhà cung cấp dịch vụ giúp giảm chi phí hơn.

Nhược điểm của Catch-All Email là gì?

Sử dụng tính năng Catch-All Email đòi hỏi bạn thường xuyên dọn rác làm trống dung lượng bộ nhớ

Không chỉ mang lại những ưu điểm đáng kể, tính năng Catch-All trong Email Server còn có các nhược điểm mà bạn cần phải chú ý để tránh những kết quả không mong muốn trong quá trình sử dụng:

• Có nhiều thư spam: thư rác là điểm đáng lưu ý hàng đầu khi sử dụng tính năng Catch-All Email, vì nó được lưu lại dù tài khoản người nhận có tồn tại hay không. Bạn sẽ gặp nhiều khó khăn và tốn thời gian tìm ra các thư lành mạnh trong hầu hết các hộp thư gồm số lượng lớn thư rác. Tuy nhiên, trường hợp này không xảy ra nếu như bạn có hệ thống kiểm soát thư rác tốt.
• Cần có dung lượng lớn: hộp thư có thể đầy sau thời gian ngắn sử dụng do lưu lượng truy cập cao cho tài khoản Catch-All khiến bạn xóa các tin nhắn cũ, tuy nhiên đây không phải là giải pháp tốt nhất. Vì thế, bạn phải kiểm tra dung lượng thường xuyên để tránh trường hợp “tràn” hộp thư điện tử. 

Cách cấu hình Catch-All Email

Cấu hình Catch-All Email là quy trình đơn giản

Bên trên là các đặc điểm khá chi tiết và rõ ràng về tính năng Catch-All trong Email Hosting, vậy nếu muốn cấu hình vào hệ thống email của bạn thì phải thao tác các bước sau: 

• Với panel Direct Admin

Bước 1: Đăng nhập vào giao diện quản trị DirectAdmin, khi ấy giao diện xuất hiện 3 nội dung lớn bao gồm: 

• Your Account
• E-Mail Management
• Advanced Features

Giao diện DirectAdmin

Bước 2: Đến menu E-Mail Management, bạn truy cập công cụ Catch-All Email 

Lúc này, giao diện hiển thị 3 lựa chọn:

• Fail: là lựa chọn thông báo các địa chỉ email người nhận không chính xác hoặc không tồn tại 
• Ignore: là lựa chọn bỏ qua email và không thông báo. 
• Address: là lựa chọn cho bạn nhập địa chỉ email sẽ nhận email Catch-All

Giao diện menu E-Mail Management

Bước 3: Để cấu hình Catch-All, bạn nhấp vào lựa chọn Address và điền địa chỉ email sẽ nhận tất cả các email gửi sai địa chỉ. Bạn có thể điền một tài khoản email bất kỳ nào đó hoặc tài khoản có sẵn trên hosting tại vị trí account… 

Bước 4: Chọn Update để lưu lại tất cả các thiết lập.

Chỉ qua một vài bước đơn giản, bạn đã cấu hình Catch-All Email hoàn thành.

• Với cPanel

Login vào user, chọn Default Address trên Menu Email

• Trên Kerio Connect

1. Log in to Kerio Connect Web Admin.
2. Under Accounts, click the Aliases
3. Click the Add 

1. Enter an asterisk (*) in the Alias
2. In the Description field, it is recommended to enter something to the effect of “Catch-All Email Address”. 
3. Set the “Deliver to” equal to Email address.
4. In the Email address field, either enter an email address or click the Select button to choose a local user.
5. Click OK to create the Catch-All email address.

Trên zimbra

Chạy lệnh

su – zimbra

zmprov modifyAccount user@domain.com zimbraMailCatchAllAddress @domain.com

Nếu muốn gỡ bỏ

zmprov modifyAccount user@domain.com zimbraMailCatchallAddress “”

Tổng kết

Tóm lại, tính năng Catch-All Email không có gì khó khăn để cài đặt và sử dụng, tuy nhiên bạn nên sử dụng tính năng cẩn thận và đảm bảo việc kiểm tra hộp thư thường xuyên thì việc sử dụng mới có hiệu quả và phát huy hết những ưu điểm vượt trội của nó.

Khi cần hỗ trợ xin liên hệ với chúng tôi:

————————–

Công ty phần mềm Nhân Hòa

Trụ sở Hà Nội: Tầng 4 – Toà nhà 97 – 99 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội – Hotline: 19006680

Chi nhánh HCM: 270 Cao Thắng (nối dài), Phường 12, Quận 10, TP HCM – Hotline: 19006680

Chi nhánh Vinh – Nghệ An: Tầng 2 Tòa nhà Sài Gòn Sky, ngõ 26 Nguyễn Thái Học, phường Đội Cung, TP. Vinh, Nghệ An