Jitsi – Hướng dẫn sử dụng cho người dùng chủ trì (host) và người dùng được mời vào phòng

Mục lục

I. Dành cho người chủ trì

1. Truy cập hệ thống

Truy cập vào trang Jitsi của bạn. Ở đây trang của chúng tôi là: https://meet.workfromhome.vn/

Màn hình giao diện ban đầu của hệ thống hiển thị:

2. Thiết lập camera, âm thanh (mic, tai nghe), tên hiển thị, ngôn ngữ

Trên giao diện ban đầu của hệ thống, chọn biểu tượng bánh răng góc bên phải màn hình:

Hệ thống yêu cầu được sử dụng micro và máy ảnh (nếu có), lựa chọn Allow hoặc Cho phép.

Sau khi cho phép hệ thống sử dụng micro và máy ảnh (nếu có), cửa sổ Cài đặt hiển thị.

Trong đó:

Tab Thiết bị: hiển thị hình ảnh từ webcam (nếu có), kiểm tra và chọn các thiết bị sử dụng với hệ thống

Tab Hồ sơ: nhập tên sẽ được hiển thị trong cuộc họp, nhập địa chỉ email.

Tab Lịch: Đặt lịch cho các sự kiện, cuộc họp sắp tới (Sử dụng Google calendar). Tính năng này cần được cấu hình thêm.

Tab Thêm: chọn ngôn ngữ hiển thị của hệ thống

Sau khi thiết lập xong, chọn OK để lưu lại.

Nếu vì một lý do nào đó mà khi bạn nói, người khác vẫn không thể nghe được. Hãy vào Windows Settings

Tại đây, bạn gõ “Microphone setup” và chọn Microphone setup

Click vào ô Get started

Sau đó chọn vấn đề mà bạn gặp phải (2 khung đỏ bên dưới tương ứng với Người khác không thể nghe thấy tôi và Tôi không thể nghe thấy gì). Windows sẽ troubleshoot cho bạn.

Nếu bạn vẫn chưa sử dụng được camera. Hãy vào Windows Settings tìm Camera privacy settings

Sửa Off thành On tại mục Allow apps to access your camera.

Sửa Off thành On tại mục Allow destop apps to access your camera. Sau đó thêm trình duyệt bạn sử dụng vào

3. Tạo phòng họp trực tuyến

Trên giao diện ban đầu của hệ thống, điền tên phòng vào mục Bắt đầu cuộc họp mới, rồi bấm chọn Đi.

Lưu ý: Tên phòng họp không có dấu tiếng Việt, không có dấu cách, không có ký tự đặc biệt.

Màn hình giao diện phòng họp hiển thị, lúc này quản trị viên (người chủ trì) bấm chọn Tôi là chủ trì.

Lưu ý: Chỉ ai có user và password đăng nhập thì mới có thể tạo phòng.

Người chủ trì nhập user và password đã được cấp rồi bấm chọn OK.

Nhập tên hiển thị trong cuộc họp.

Sau khi đăng nhập, phòng họp trực tuyến đã được tạo thành công. Giao diện phòng họp hiển thị như sau:

4. Tạo mật khẩu và copy link truy cập phòng họp

Để thiết lập mật khẩu cho phòng họp, trên giao diện phòng họp, chọn biểu tượng chữ i rồi bấm nút Thêm mật khẩu

Người chủ trì nhập mật khẩu rồi gõ phím Enter

Phòng họp đã có mật khẩu, những ai truy cập vào phòng họp này đều phải nhập đúng mật khẩu.

Lưu ý: Quản trị viên có thể xoá mật khẩu hoặc thay đổi mật khẩu bằng cách bấm Hủy mật khẩu rồi Thêm mật khẩu mới

Để chia sẻ cho người khác có thể cùng tham gia phòng họp này, quản trị viên copy link trên thanh URL của trình duyệt hoặc bấm vào Sao chép hoặc biểu tượng như trong hình dưới để lấy link truy cập phòng họp.

Những người tham gia cuộc họp sẽ truy cập vào đường dẫn và nhập mật khẩu để tham gia cuộc họp.

5. Các tính năng chỉ người chủ trì có thể dùng

5.1. Tắt micro của mọi người

Người dùng có thể Tắt micro của tất cả những người tham gia phòng họp:

5.2. Các thao tác với người khác trong phòng họp

Để thực hiện các thao tác với một người bất kỳ trong phòng họp, chọn ký hiệu dấu ba chấm tương ứng với người đó

Người có quyền chủ trì sẽ thấy:

• Nếu người đó đang bật mic, có thể tắt mic của họ bằng cách bấm vào ký hiệu này.
• Nếu trong phòng có nhiều người đang bật mic, chọn lựa chọn này để tắt mic của tất cả mọi người, trừ người này.
• Đẩy người này ra khỏi phòng
• Gửi tin nhắn riêng
• Điều chỉnh âm lượng của người đó

5.3. Tính năng ghi âm cục bộ

Tính năng này cần phải cấu hình thêm.

Click vào nút REC ở góc phải bên dưới màn hình.

Sau đó ta sẽ thấy khung Kiểm soát ghi âm cục bộ xuất hiện. Click vào chữ Bắt đầu ghi âm để thực hiện ghi âm. Sau đó Click và thảo luận trong phòng như bình thường. Tất cả âm thanh trong cuộc họp đều sẽ được ghi âm lại.

Khi muốn dừng ghi âm, bạn chỉ cần click lại vào nút REC và click Dừng ghi âm.

Hệ thống sẽ tự động tải xuống cho mọi người trong phòng một file âm thanh.

Bạn có thể mở file này với các phần mềm nghe nhạc hay xem phim thông dụng như Windows media player, VLC, Media Player Classic – HC, v.v…

Để biết file này được lưu ở đâu trên máy tính của bạn, click vào ô Show all.

Sau đó click vào Show in folder tại file vừa tải xuống.

Lưu ý: File âm thanh này chỉ lưu lại âm thanh của riêng mỗi người trong phòng (cục bộ). Sau khi kết thúc ghi âm, người chủ trì có thể yêu cầu những người tham gia gửi lại file âm thanh và edit lại các file này tùy theo ý mình bằng các phần mềm chỉnh sửa âm thanh, ví dụ như Audacity. Tính năng này không hỗ trợ cho người dùng sử dụng app Jitsi trên điện thoại (vẫn hỗ trợ người dùng sử dụng trình duyệt trên điện thoại).

Xem hướng dẫn cụ thể về tính năng ghi âm tại đây

5.4. Tính năng ghi hình

Tính năng này cần phải cấu hình thêm. Ở đây tôi đã thêm API app Dropbox để lưu file record video trên Dropbox.

Để ghi hình lại cuộc họp, chọn ký hiệu góc dưới bên phải màn hình rồi chọn Bắt đầu ghi hình.

Chọn đăng nhập Dropbox với tài khoản Dropbox

Click Continue để tiếp tục

Click Alow để xác nhận cho phép API App lưu trên tài khoản Dropbox của bạn.

Đăng nhập thành công. Click vào Bắt đầu ghi hình

Sau đó cuộc họp sẽ được ghi hình. Khi muốn kết thúc ghi hình bạn thực hiện như trong hình dưới.

Bây giờ kiểm tra trong tài khoản Dropbox của bạn tại https://www.dropbox.com/. Bạn sẽ thấy có một thư mục Recording mới được thêm.

Kiểm tra thư mục này bạn sẽ thấy có file ghi hình cuộc họp của bạn với định dạng .mp4. Tên file sẽ có dạng <Tên phòng> on <Thời gian>.mp4

Lưu ý: Khi dùng tính năng này, màn hình của người chủ trì sẽ được ghi lại. Nếu trong phòng có người đang thuyết trình và cần quay lại màn hình của người đó. Người chủ trì cần click vào profile của người đó.

Nếu bạn không muốn dùng Dropbox, bạn có thể xem hướng dẫn sử dụng để lưu video trực tiếp trên server Jitsi tại đây

Xem thêm hướng dẫn cụ thể về tính năng ghi hình tại đây

Xem hướng dẫn tạo API app Dropbox để lưu video record tại đây

Lưu ý: Ngoài các tính năng này. Người chủ trì còn có thể sử dụng tất cả các tính năng mà người dùng bình thường có thể sử dụng. Phần đó sẽ được trình bày ở dưới.

II. Dành cho người dùng

1. Truy cập phòng họp

Để tham gia vào cuộc họp bất kỳ, người dùng truy cập đường dẫn vào phòng họp rồi nhập mật khẩu (nếu có) và bấm OK.

Nhập tên hiển thị trong cuộc họp.

2. Vào phòng họp trực tuyến

2.1. Bật/tắt micro, camera, rời cuộc họp

Góc dưới giữa màn hình là 3 nút. Chức năng lần lượt từ trái sang phải là: Bật / Tắt micro, Thoát cuộc họp và Bật / Tắt camera.

2.2. Tính năng chat

Chat với mọi người:

Chọn biểu tượng chat góc dưới bên trái giao diện phòng họp, nhập nội dung chat vào ô text rồi gõ phím Enter để gửi

Chat riêng với một người khác trong phòng:

Trên màn hình đại diện của người muốn chat riêng, chọn biểu tượng , chọn Gửi tin nhắn riêng rồi nhập nội dung chat

Nội dung chat chung và chat riêng được phân biệt bằng màu sắc như sau:

2.3. Giơ tay phát biểu

Khi muốn phát biểu, người dùng chọn biểu tượng bàn tay góc dưới bên trái màn hình

Những ai muốn giơ tay phát biểu sẽ có biểu tượng bàn tay màu xanh ở bên cạnh.

Để hạ tay thì chọn lại biểu tượng bàn tay một lần nữa

2.4. Chia sẻ màn hình

Để chia sẻ màn hình, người dùng chọn biểu tượng góc dưới bên trái màn hình.

Chia sẻ toàn bộ màn hình

Người tham gia có thể chia sẻ toàn bộ màn hình rồi bấm Share (Chia sẻ)

Chia sẻ cửa sổ ứng dụng

Người dùng lựa chọn cửa sổ ứng dụng muốn chia sẻ rồi bấm Share (Chia sẻ)

Chia sẻ Tab trình duyệt

Người dùng lựa chọn Tab trình duyệt muốn chia sẻ rồi bấm Share (Chia sẻ)

Để dừng chia sẻ, chọn lại biểu tượng một lần nữa.

Chia sẻ video từ Youtube

Ngoài ra, hệ thống họp trực tuyến cho phép người dùng chia sẻ video từ youtube bằng cách dẫn link của video đó bằng cách: Chọn biểu tượng góc dưới giao diện phòng họp rồi Chọn mục Chia sẻ Youtube Video

Nhập đường dẫn của video youtube rồi Click chọn Chia sẻ

2.5. Xem dạng lưới thành phần tham gia (tile view)

Để xem được toàn bộ hình ảnh của những người tham gia, bấm chọn ký hiệu như trong hình góc dưới bên phải màn hình

2.6. Các thao tác với người khác trong phòng họp

Để thực hiện các thao tác với một người bất kỳ trong phòng họp, chọn ký hiệu dấu ba chấm tương ứng với người đó

Người dùng thường được mời vào phòng sẽ thấy:

Người dùng bình thường chỉ có quyền Gửi tin nhắn riêng và điều chỉnh âm lượng người khác.

Lưu ý: Khi ta điều chỉnh âm lượng của người khác thì điều đó chỉ áp dụng lên loa hoặc tai nghe của ta chứ không ảnh hưởng đến người khác.

2.7. Chỉnh sửa tên hiển thị của bản thân trong cuộc họp

Để chỉnh sửa lại tên hiển thị trong cuộc họp, người dùng click vào tên trong khung ảnh của bản thân và chỉnh sửa tên hiển thị.

Hoặc lựa chọn ký hiệu ba chấm góc dưới bên phải màn hình, chọn mục đầu tiên (tên hiện tại)

Rồi thay đổi tên hiển thị.

2.8. Thiết lập chất lượng video

Để điều chỉnh chất lượng video hiển thị, lựa chọn ký hiệu ba chấm góc dưới bên phải màn hình rồi chọn Chỉnh chất lượng

Lựa chọn chất lượng phù hợp rồi chọn Xong

2.9. Chức năng xem toàn màn hình

Để xem toàn màn hình máy tính, chọn ký hiệu ba chấm góc dưới bên phải màn hình rồi chọn Xem toàn màn hình.

2.10. Chức năng phát trực tuyến

Để phát trực tuyến cuộc họp trên Youtube, chọn ký hiệu ba chấm góc dưới bên phải màn hình rồi chọn Bắt đầu phát trực tuyến

Nhập key trực tuyến trên Youtube rồi bấm chọn Bắt đầu phát trực tuyến

2.11. Chức năng xoá phông nền

Người dùng có thể xoá phông nền đằng sau bằng cách lựa chọn ký hiệu ba chấm rồi chọn Chế độ làm mờ video

2.12. Thống kê thời gian nói của người tham gia

Để xem có bao nhiêu người tham gia và thời gian nói của mỗi người, lựa chọn ký hiệu ba chấm rồi chọn Thống kê về diễn giả.

Thống kê về thời gian nói của những người tham gia sẽ hiển thị:

2.13. Xem phím tắt

Để xem phím tắt để thao tác trong cuộc họp, chọn Xem phím tắt

Danh sách các thao tác tương ứng với phím tắt hiển thị, người dùng có thể sử dụng phím tắt để thao tác nhanh hơn:

---

Khi cần hỗ trợ xin liên hệ với chúng tôi:
Công ty phần mềm Nhân Hòa
Trụ sở Hà Nội: Tầng 4 – Toà nhà 97 – 99 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội
Chi nhánh HCM: 270 Cao Thắng (nối dài), Phường 12, Quận 10, TP HCM
Chi nhánh Vinh – Nghệ An: Tầng 2 Tòa nhà Sài Gòn Sky, ngõ 26 Nguyễn Thái Học, phường Đội Cung, TP. Vinh, Nghệ An
Hotline: 19006680